viernes, 27 de enero de 2017

Pasos para la creación de un club deportivo en la Comunidad de Madrid

Unos días después de que nos llegaran los papeles informando de que se nos reconocía como club deportivo dije en el blog que en breve publicaría una entrada explicando los pasos que habíamos seguido porque aunque no son complicados ni difíciles lo cierto es que la burocracia termina pesando demasiado... Esta entrada del blog pretende simplemente servir de ayuda para otras personas que tengan pensado crear un club deportivo, ya sea de marcha nórdica, ya sea de cualquier otra actividad. En cada Comunidad Autónoma la normativa es diferente, pero seguro que hay cosas que os pueden servir...

Llevábamos un tiempo hablando de crear un club deportivo de marcha nórdica, así que primero estudiamos distintas opciones, intentar entrar por ejemplo en un club de atletismo o de senderismo y que se creara dentro de él una sección de marcha nórdica era una de las posibilidades, otra de las que nos plantearon era entrar a formar parte de un club ya formado y ponerle nuestro apellido, "de Aranjuez" y la tercera que fue porque la que finalmente nos decidimos era la de crear todo desde cero. Las otras dos opciones tenían sus pros, por ejemplo tener ya la documentación prácticamente hecha o partir de una estructura más o menos consolidada, pero por contra, por mucho que quisiéramos, no íbamos a tener la misma libertad que si nosotros mismos creábamos el club y así decidíamos cómo ir dando cada paso.

Buscamos información en Internet, preguntamos a conocidos..., supongo que lo que hace cualquiera interesado en crear desde cero una asociación o club como era nuestro caso. El problema es que no siempre la información que te termina llegando es la correcta, aunque proceda de "fuentes oficiales", como podremos ver más adelante.
Era imprescindible visitar la página de la Comunidad de Madrid y así, sin demasiado esfuerzo, llegamos a la página del Registro de Entidades Deportivas. Una visita somera a la página nos informa de los distintos tipos de asociaciones deportivas existentes en la Comunidad de Madrid que son diferentes a las que existen en otras comunidades autónomas, así en Madrid tenemos Clubes Deportivos Elementales y Básicos, Agrupaciones Deportivas, Secciones de Acción Deportiva, Coordinadoras Deportivas de Barrio, Agrupaciones de Clubes, Federación Deportivas y Asociaciones de Federaciones Deportivas, así como los documentos necesarios en cada caso. Nuestra opción era la más sencilla de todas, la creación de un Club Deportivo Elemental.

Para constituir un club deportivo elemental es suficiente con que los promotores o fundadores (deben ser personas físicas) suscriban un documento privado, lo que se denomina Acta de Constitución, con sus nombres, informando de la voluntad de crear dicho club, en el que aparezca un domicilio a efecto de notificaciones y el expreso sometimiento a las normas deportivas de la Comunidad de Madrid. En este enlace podéis descargar el modelo que ofrece la Comunidad de Madrid (lo he dejado en formato ODT (opendocument) para que puede ser abierto y modificado desde cualquier procesador de textos). Para que el club quede inscrito en el Registro de Entidades Deportivas es necesario presentar por duplicado, según la pagina web de la Comunidad de Madrid aunque ya veremos que esto no es cierto, el documento de constitución del que hablábamos antes, una instancia dirigida al Director General de Deportes solicitando la inscripción en el registro y unos estatutos si así se ha acordado (dejo el documento en formato docx para realizar modificaciones). En principio un modelo de estos documentos se puede descargar desde la web de la Comunidad de Madrid, aunque hay que tener cuidado porque es necesario modificar determinados puntos de cada uno de ellos. Curiosamente algunos de estos documentos aparecen en formato PDF por lo que no siempre es fácil proceder a su modificación.

Curiosament, y digo curiosamente porque esta fue una de las causas por las que en un primer momento nos rechazaron nuestra inscripción, desde que nosotros intentamos realizar la inscripción hasta el día de hoy la página web de la Comunidad de Madrid se ha actualizado finalmente y lo ha hecho para bien. Cuando nosotros presentamos la documentación no aparecía en la web información indicando que la tramitación debía realizarse por medios electrónicos. Por eso motivo optamos por presentar la documentación a través de la Ventanilla Única en el Ayuntamiento de Aranjuez, de hecho el concejal de deportes nos informó de que se podía hacer así y en el mismo ayuntamiento nos aseguraron que no habría problema en tramitarlo a través de ellos. Error por nuestra parte. Presentamos toda la documentación requerida, pagamos las tasas correspondientes y comenzamos a esperar. Unas semanas después, Mercedes decidió que era hora de tirar de teléfono y preguntar cómo iba lo nuestro y sorprendentemente nos dijeron que todo era correcto, pero que nos lo iban a echar para atrás porque el trámite debía realizarse telemáticamente. Aunque indicamos que habíamos seguido los pasos que indicaba la web de la Comunidad de Madrid la respuesta fue curiosa, "sí, pero es que la página web lleva mucho tiempo sin actualizarse y no pone que hay que hacerlo telemáticamente". En cualquier caso nos recomendaron ir adelantando trabajo y no esperar a recibir por correo la respuesta negativa que sabíamos iba a llegar en breve...

Para proceder a presentar la documentación telemáticamente se hace necesario que el presidente del club disponga de firma electrónica (certificado digital), así pues para agilizar los trámites realizamos un pequeño cambio en el acta de constitución y volvimos a tramitar, esta vez sí de forma telemática, nuestra inscripción como club deportivo. El proceso a nivel informático no es demasiado complicado, aunque tampoco es trivial para alguien que no esté acostumbrado a usar firmas electrónicas, firmar documentos electrónicamente y demás. Aún así presentamos toda la documentación de nuevo y unos días después nos llegaba la carta que nos habían anunciado diciendo que la solicitud debía presentarse a través de un registro telemático, darse de alta en el sistema de notificaciones telemáticas de la Comunidad de Madrid y presentar el formulario requerido. Así pues respondimos indicando que ya habíamos realizado los cambios que nos habían solicitado y seguimos esperando. Que nadie crea que es más rápido el trámite telemático que el tradicional, y que la respuesta es inmediata, nada más lejos de la realidad. Aún así afortunadamente volvimos a tirar de teléfono y nos comunicaron que iban a volver a echarnos para atrás el registro porque en los estatutos (estatutos que eran los que aparecían como modelo en la página de la Comunidad de Madrid) teníamos que cambiar dos líneas, que los socios no podían ser personas jurídicas y que el número mínimo de socios no era cinco sino tres. Ese mismo día cambiamos las palabras que estaban mal en los estatutos y volvimos a enviarlos telemáticamente y ahora ya sí, al día siguiente recibíamos una comunicación dando el ok definitivo.

¿No nos podían haber dicho al día siguiente de presentar la documentación en papel que no valía y que había que hacerlo telemáticamente?, ¿era necesario tardar un mes para decirnos esto? Si no hubiéramos llamado por teléfono para preocuparnos por la situación del expediente ¿habríamos tenido que esperar otro mes a que volvieran a leerse nuestros papeles? Afortunadamente los funcionarios que nos atendieron lo hicieron siempre con exquesita amabilidad, no con excesiva celeridad, pero si amablemente, algo es algo.

Después de seguir estos pasos se hace necesario acudir a Hacienda para obtener el CIF del club. Nosotros pedimos uno provisional mientras se estaba realizando el proceso y luego una vez recibida la documentación de la Comunidad de Madrid solicitamos el definitivo que nos llegó unos veinte días después. El proceso se puede realizar de forma telemática pero nosotros preferimos acudir a una oficina de la Agencia Tributaria puesto que rellenar el modelo 036 aunque no es difícil hace que a uno le surjan dudas y más dudas de lo que hacienda quiere saber :)


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